KI im Recruiting – Chancen & Risiken Stand heute

Dass die richtigen Menschen miteinander arbeiten ist Ziel des Recruitings. Recruiting ist ein People Business: Menschen kennenzulernen, ihre Besonderheiten herauszuarbeiten, Menschen mit gleichen Interessen miteinander zu verbinden. Werden zukünftig Maschinen diese Fähigkeiten übernehmen? Im War for talents kann es sich heutzutage kein Recruiter mehr leisten „business as usual“ zu machen. Sie sind gezwungen, sich immer wieder mit neuen Themen zu befassen. Dazu gehören neue Plattformen oder Software, die ihre Arbeit effizienter machen. Schauen wir uns doch einmal an, in welchen Phasen des Recruitings intelligente Technik dem Mensch eine gute Ergänzung sein oder ihn sogar überlisten kann.

Recruitingphase 1: Geeignete Kandidaten identifizieren

Zwei Fragen sind bei der Identifizierung von Kandidaten im Recruiting ganz wichtig:

• Welches Profil wird gesucht?
• Wo wird gesucht?

Das Stellenprofil genau kennen

Wer weiß, nach was er sucht, kann finden. Das Unternehmen liefert durch die Stellenanzeige zwar ein Anforderungsprofil mit, jedoch müssen für eine erfolgreiche Besetzung nicht immer alle Kriterien erfüllt werden. Viel wichtiger ist es, die Anforderungen genau interpretieren zu können. Im Vorteil ist, wer die Branche und den Markt genau kennt. Dadurch sind Sie in der Lage, Suchanfragen breiter zu formulieren (um auch in verwandten Bereichen nach potenziellen Kandidaten zu suchen) oder sie einzugrenzen (um ausschließlich Treffer mit dem expliziten Profil zu erhalten). Wird z. B. ein/e UX Designer gesucht, liefert die Suchanfrage nach „Interface Design“ oder „GUI Design“ oder „App Design“ höchstwahrscheinlich genauso brauchbare Ergebnisse wie Ihre Suche nach „UX Design“.

An den richtigen Orten nach Kandidaten suchen

Jeder Recruiter wird seinen eigenen bewährten Mix an Kanälen anwenden, der sich über Online- und Offlinemaßnahmen erstreckt. Offlinemaßnahmen wie der Kontakt über das persönlich aufgebaute Netzwerk kosten viel Zeit und erfordern Ausdauer. Auf der anderen Seite liefert „Vitamin B“ vielversprechende Ergebnisse. Vorausgesetzt, es werden nicht sofort Erfolge von einer neuen Kontaktanbahnung erwartet.

Online erstreckt sich die Suche über verschiedenste Datenbanken, soziale Netzwerke wie LinkedIn und Xing, aber auch Twitter, Facebook sowie themenspezifische Foren und Communities. Je nach Branche sind letztere besonders interessant, da sie nicht jeder Marktbegleiter verwendet. Außerdem verrät das Portfolio eines Entwicklers auf github.com oder stackoverflow.com meist mehr über seine praktische Erfahrung als sein Lebenslauf bei Xing oder LinkedIn. Die Herausforderung dabei: Gerade in Communities und Foren, wo sich die Fachkräfte unter ihresgleichen bewegen, sind sie selten mit ihrem echten Namen, sondern anonym mit einem Fantasienamen unterwegs. Manche verweigern aus Datenschutzgründen sogar komplett die Nutzung von Plattformen wie LinkedIn und Xing.

Wie kann eine Künstliche Intelligenz die Kandidatensuche im Recruiting unterstützen?

• Formulierung von Suchanfragen: Künstliche Intelligenz hilft bei der Formulierung von Suchanfragen durch Vorschlagen verwandter Suchbegriffe und Hinweise zur Eingrenzung der Suche.

• Suche von geeigneten Profilen über mehrere Datenbanken hinweg: Bereits heute gibt es Suchmaschinen, die basierend auf Ihrer Suchanfrage geeignete Profile aus der Masse an über 80 sozialen Netzwerken und Online-Communities herausfiltern. Dies spart viel Zeit, denn es muss nicht mehr jede Website einzeln aufgerufen werden.

• Aggregation von Profilen: Metasuchmaschinen entdecken Gemeinsamkeiten unter den Profilen. Das vermeidet Dupletten, wenn Profile ein und dergleichen Person in einem Datensatz zusammengefasst und nicht als mehr als unterschiedliche Einzelprofile angezeigt werden.

Grundsätzlich kann die Unterstützung durch intelligente Tools in dieser Phase Mitarbeitern im Recruiting sehr viel Zeit sparen und zu besseren Suchtreffern führen. Zu beachten ist, wie häufig die Crawler der Metasuchmaschinen das Web auf neue Ergebnisse scannen. Sind die Aktualisierungszyklen sehr lang, werden gegebenenfalls veraltete Profile angezeigt. Es lohnt sich deshalb bei spannenden identifizierten Kandidaten immer noch einmal manuell zu prüfen, dass die Informationen im Profil auf dem aktuellsten Stand sind.

Recruitingphase 2: Ausgewählte Kandidaten ansprechen

Es ist allgemein bekannt, dass jeder potenziell gute Kandidat bereits mit einem Job „versorgt“ ist. Im Recruiting geht es also darum die Wechselbereitschaft von Kandidaten ausfindig zu machen und sie für etwas Neues zu begeistern. Sind mögliche Kandidaten erst einmal identifiziert, sind in dieser Phase folgende Fragen zu beantworten:

• Über welchen Kanal wird der Kandidat angesprochen?

• Zu welchem Zeitpunkt wird der Kandidat angesprochen?

• Welche Tonalität wird verwendet?

• Was ist Inhalt der Nachricht?

Sensibilität und Empathie sind gefordert um eine passende Ansprache zu wählen: Du oder Sie? Welche Besonderheiten fallen zum Kandidaten auf, warum passt das Profil der Person auf die gesuchte Stelle? Was bietet das Unternehmen dem Kandidaten?

Niemand möchte mit einer Standardnachricht wie „Guten Tag Frau XYZ, wir haben Ihr spannendes Profil gesehen, das perfekt auf unsere ausgeschriebene Stelle als (…) passt. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.“ abgefertigt werden. Eine individuelle Nachricht ist wichtig. Dazu muss man sich ausgiebig mit dem Kandidatenprofil befassen.

Wie kann eine Künstliche Intelligenz die Ansprache von Kandidaten unterstützen?

• Extraktion und Zusammenfassung wichtiger Informationen: Gerade wenn es darum geht eine passgenaue Nachricht an Kandidaten zu verfassen, könnte ein intelligentes Textextraktionstool unterstützen. Vorstellbar ist, dass das Tool die Profile auf die jeweiligen Besonderheiten scannt und mit den Anforderungen des Unternehmens und dem Anforderungsprofil der Stelle abgleicht. Herauskommen könnte ein Textvorschlag, der sowohl den passenden Ton zur Person trifft (basierend auf eigenen Angaben und Texten aus dem Netz) als auch die Besonderheiten des Profils hervorhebt.

• Den richtigen Zeitpunkt abpassen: Weiterhin ist denkbar, dass intelligente Tools Empfehlungen darüber geben, über welche Plattform der Bewerber die Nachricht am schnellsten liest wird und wo die höchste Antwortrate zu erwarten ist. Den automatisch generierten Textvorschlag müsste der Recruiter nur noch einmal auf Sinnhaftigkeit prüfen – und könnte ihn in kürzester Zeit absenden.

Das automatische Extrahieren, Zusammenfassen und Verschlagworten von Informationen ist bei der Analyse von Daten bereits jetzt gang und gäbe. Allerdings ist fraglich, inwieweit man sich auf die extrahierten Daten verlassen kann. Sind wirklich keine wichtigen Informationen verloren gegangen? Wie werden bestimmte Merkmale gewichtet? Welche Logik hinter einem Tool steckt ist unklar und wird gegebenenfalls auch zu Befürchtungen führen, dem Tool zu sehr ausgeliefert zu sein. Diese Tools ohne jegliche menschliche Prüfung zu verwenden scheint im Moment noch ferne Zukunftsmusik zu sein.

Recruitingphase 3: Interessierte Kandidaten qualifizieren

Sobald sich interessierte Kandidaten auf die Nachricht zurückmelden, gilt es, ihre Profile zu qualifizieren. Recruiter werden sich nicht entgehen lassen den Menschen hinter einem vielversprechenden Profil kennenzulernen. Auch um dem Kunden gegenüber eine klare Empfehlung abgeben zu können. Darum wird dieser Schritt immer durch ein persönliches Gespräch, entweder via Telefon oder Skype, oder wenn möglich vis-à-vis durchgeführt.

Das persönliche Gespräch nimmt einen sehr wichtigen Platz im Recruitingprozess ein: Beide Seiten können in diesem ihre Fragen stellen und Erwartungen klären, wie:

• Welche Ziele werden angetrebt?
• Welche Motivation liegt auf Seiten der Kandidaten vor?
• Welches Gehalt ist möglich?
• Welche Benefits gibt es im Unternehmen?
• Wann soll der Wechsel in die neue Position erfolgen?
• usw.

Wie kann eine Künstliche Intelligenz bei der Qualifizierung von Kandidaten helfen?

• Klärung immer wiederkehrender Fragen: Denkbar ist hier der Einsatz von Chatbots, die auf Basis vordefinierter Fragen und Antworten die Gesprächsführung übernehmen. Chatbots lohnen sich insbesondere dann, wenn die gleichen Fragen immer wieder beantwortet werden müssen.

Fraglich ist, wie Fach- und Führungskräften auf Chatbots reagieren werden. Im Gegensatz zu Berufsanfängern haben sie höhere Anforderungen an ihren nächsten Job und werden damit auch komplexere Fragen stellen, die nicht so leicht vorhersehbar sind. Auch ihre Erwartungshaltung gegenüber der Betreuung von professionellem Recruitern wird eine andere sein, als von einem Chatbot „interviewt“ zu werden.

Recruitingphase 4: Qualifizierte Bewerber coachen

Nach der Qualifizierung der interessierten Kandidaten steht fest, welche davon zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden. In Vorbereitung auf das Gespräch coachen gute Personalberatungen diese, und geben ihnen Hinweise, u. a. wie sie sich bestmöglich vor dem potenziellen Arbeitgeber präsentieren. Diese Arbeit ist sehr persönlich und individuell. Basierend auf dem Kandidatenprofil empfehlen nachhaltig operierende Personalberatungen wie holisticminds, welche Erfahrung auf jeden Fall besonders hervorgehoben werden sollte und welche Details im besten Falle unerwähnt bleiben sollten.

Wie kann eine Künstliche Intelligenz im Coaching von Bewerbern helfen?

Dass Maschinen diese Aufgabe einmal übernehmen, ist für uns von holisticminds bisher undenkbar. Unserer Meinung nach braucht es hier den Recruiter als Schnittstelle zwischen beiden Welten, dem Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Er kennt den Kunden, seine Anforderungen wie auch die Unternehmenskultur bestens und weiß daher, mit welcher Erfahrung und Eigenschaften der Bewerber besonders punkten kann.

Coaching durch den Computer können wir uns eher als allgemeines Karriere-Coaching, nicht aber spezifisch auf eine Stelle zugeschnitten, vorstellen.

Recruitingphase 5: Vorstellungsgespräche führen

Wird ein Kandidat zum Vorstellungsgespräch eingeladen, ist eines sicher: Die fachliche Qualifikation passt generell zur gesuchten Position im Unternehmen. Jetzt geht es neben der fachlichen Tiefe der Qualifikationen zusätzlich um die Frage, ob auch die Chemie zwischen beiden Parteien passt. In den Vorstellungsgesprächen bekommt der Kandidat deshalb tiefergehende Fragen zu seinem Profil und seinem Können gestellt. So möchte man herausfinden, wie der Bewerber „tickt“. Man versucht, von den Aussagen des Bewerbers Rückschlüsse auf seine Persönlichkeit zu ziehen.

Um keine wichtige Frage zu vergessen, kommen dabei auch Interviewleitfäden zum Einsatz. Die Kunst ist es diese Fragen situativ passend zu stellen und trotzdem flexibel im Gespräch zu bleiben. Wer diese Kunst nicht beherrscht, den engen sie womöglich eher ein.

Für ein möglichst umfassendes Bild ist es üblich, dass mehrere Personen beim Vorstellungsgespräch anwesend sind. Neben der zukünftigen Führungskraft und Vertreter aus HR sind häufig in Zweit- und Drittgesprächen auch direkte Teamkollegen dabei. Dieser höhere personelle Aufwand zahlt sich aus, denn bekanntermaßen gilt: „vier Augen sehen mehr als zwei“.

Welche Fähigkeit kann Künstliche Intelligenz in Vorstellungsgesprächen übernehmen?

Im Job werden Menschen mit Menschen zusammenarbeiten, deshalb glauben wir nicht daran, dass Menschen irgendwann keine Vorstellungsgespräche mehr führen müssen.

Denn was in Online-Profilen nicht ersichtlich ist, wird spätestens im persönlichen Kennenlernen sichtbar. Man nimmt seinen Interviewpartner mit allen Sinnen wahr. Feinste Änderungen in der Stimmlage, Mimik und Gestik zeigen, ob das Gegenüber bei bestimmten Aussagen nervös oder gelassen, begeistert oder gelangweilt ist. Auch den Körpergeruch nehmen wir wahr und er bestimmt schließlich darüber, ob wir jemanden sympathisch finden oder nicht. Wir Menschen sind seit Jahrtausenden darauf trainiert, diese Zeichen sensibel wahrzunehmen und intuitiv die Frage zu beantworten: Können wir dem Gegenüber vertrauen? Fraglich ist, ob die Antwort auf diese Frage auch irgendwann von einer Künstlichen Intelligenz kommen kann.

Vorstellbar ist eine Assistenz in der Gesprächsführung: Ein intelligenter Interviewleitfäden könnte dem Interviewer nach bestimmten Aussagen des Bewerbers empfehlen, eine konkrete Anschlussfrage zu stellen oder darauf hinwirken, das Thema zu wechseln.

Recruiter werden nicht ersetzt, sie bekommen aber neue Werkzeuge an die Hand

Mitarbeiter in der Personalgewinnung und -vermittlung können aufatmen: So schnell wird ihr Job nicht obsolet werden. Jedoch bietet Künstliche Intelligenz bereits jetzt und in Zukunft zahlreiche Möglichkeiten ihre Arbeit in Teilbereichen zu unterstützen.

In der Automatisierung und Vereinfachung von bestimmten Arbeiten liegt eine große Chance für das ganze Berufsfeld: Personen im Recruiting können sich zukünftig auf andere Tätigkeiten konzentrieren. Zum Beispiel das individuelle Coaching und die Profilschärfung der Kandidaten. Oder den persönlichen Netzwerkaufbau, um nachhaltig erfolgreich in der Personalgewinnung und -vermittlung zu sein.

Nutzung Künstlicher Intelligenz ist ein Wettbewerbsfaktor im War for talents

Jedes Unternehmen, das durch den Einsatz von intelligenter Technik bessere Kandidaten findet und seine Effizienz in der Betreuung von Bewerbern erhöht, hat ganz klar einen Wettbewerbsvorsprung. Allerdings verändert sich auch das Jobprofil an die Recruiter selbst. Mitarbeiter im Personalbereich müssen lernen diese Technik zu bedienen und gegebenenfalls zu trainieren. Auch das kostet Zeit und Ressourcen.

Das Feedback vom Markt entscheidet über den Einsatz von KI

Entscheidend für den Erfolg von Künstlicher Intelligenz in der Branche wird sein, wie der Markt, vor allem die stark umkämpfte Zielgruppe der Fachkräfte, darauf reagiert.

Werden intelligente Suchmaschinen die richtigen Profile finden? Werden automatisch generierte Nachrichten so gut formuliert sein, dass sich Bewerber von ihnen angesprochen fühlen? Steigt damit die Reaktionsfähigkeit? Reden Bewerber lieber mit einem Chatbot als mit einem Menschen? Wie verbessert sich die Candidate Experience insgesamt?

Wir als holisticminds werden die Entwicklung mit großer Aufmerksamkeit und Interesse verfolgen, geeignete Tools testen und bei Gefallen mit in unsere Arbeitsprozesse aufnehmen. Wir sind hier ganz auf der Seite von Physiker Max Tegmark, der in einem Interview mit der FAZ folgenden Satz prägte:

Autorin: Ute Klingelhöfer für holisticminds – schreibt Artikel für den Blog und macht komplexe Themen verständlich.

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„m/w/d“ in Stellenanzeigen: Was dahinter steckt

Dahinter steckt ein Urteil des Bundesverfassungsgerichts, das den Gesetzgeber im November 2017 aufgefordert hatte, eine dritte Option zur Geschlechtsbenennung im Geburtenregister zu ermöglichen. Mit der bisherigen Option, sich entweder als männlich oder weiblich auszuzeichnen oder den Eintrag gänzlich leer zu lassen, wurde die nicht binäre Personengruppe bisher ignoriert.

Durch die Medien ging der Fall von Vanja: Ihrem Personalausweis nach ist sie weiblich. In einer Chromosomenanalyse wurde jedoch nachgewiesen, dass sie nur ein X-Chromosom besitzt. So ist sie weder eindeutig männlich, noch weiblich. Als sie ihren Geschlechtseintrag auf „inter“ ändern wollte, wurde dies zunächst abgelehnt. Schließlich klagte sie sich bis zum höchsten Gericht. Das Bundesverfassungsgericht stimmte ihr zu, dass die bisherigen Geschlechtsoptionen für Menschen wie sie diskriminierend seien. In Folge musste der Gesetzgeber nachbessern: Seit Beginn 2019 ist es nun möglich, im Geburtenregister eine dritte Option, „divers“ eintragen zu lassen.

Bereits seit 2006 schützt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Menschen gegen Diskriminierung. Auch wenn vor dem Grundgesetz alle Menschen gleich sind, erleben gerade im Arbeitsumfeld Menschen immer noch Benachteiligung. Gründe dafür sind oft die Herkunft, Weltanschauung oder Religion, Alter, eine Behinderung, die sexuelle Identität oder das Geschlecht. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz besagt, dass diese Ungleichbehandlungen zu beseitigen sind. Doch wo wird Ungleichbehandlung sichtbarer, als in der Berufswelt, wenn Menschen aufgrund des „falschen“ Nachnamens, einer anderen Hautfarbe oder ihrer Geschlechtsidentität keine Chance auf einen Arbeitsplatz erhalten? Deshalb ist es wichtig, über dieses Thema aufzuklären.

Das „d“ sorgt für Aufruhr. Doch was heißt das genau?

Die aktuell gebräuchliche Variante „d“ steht für „divers“ und meint damit alle intersexuellen Menschen. So werden Menschen bezeichnet, die sowohl männliche als auch weibliche Geschlechtsmerkmale in sich tragen.

In Abgrenzung dazu steht die Transsexualität: Transsexuelle sind Menschen, die sich nicht oder nicht ausschließlich mit dem Geschlecht identifizieren, dem sie bei der Geburt zugeordnet wurden. Biologisch können sie eindeutig einem Geschlecht zugeordnet werden. Für ihre andere Geschlechtsidentität spielen eher psychologische und soziale Faktoren eine Rolle. Ihnen steht die dritte Option im Pass nicht zur Verfügung. Hintergrund ist, dass bei ihnen keine körperlichen Merkmale von beiden Geschlechtern nachgewiesen werden können. Dieser Umstand wird von vielen Betroffenen kritisiert.

Nehmen wir einmal an, Sie arbeiten in der Personalabteilung eines Unternehmens und befassen sich gerade damit, wie Sie Ihre offenen Stellen besetzen können. Selbstverständlich wollen Sie eine größtmögliche Auswahl an Bewerber*Innen erhalten, um sich dann für den oder die beste Kandidat*in mit den passenden Kompetenzen entscheiden zu können. Was ist zu tun?

Die Perspektive der Unternehmen: Welche Konsequenzen hat das für Sie als Arbeitgeber?

Zunächst wurde viel Wirbel um diese Entscheidung des BVG gemacht. Arbeitgeber, die ihre Stellenanzeigen nicht mit dem „d“ oder „divers“ auszeichnen, drohen Klagen und Schadensersatzforderungen, hieß es in den Medien. Doch die Entscheidung des BVG war zunächst einmal an den Gesetzgeber adressiert, nicht an die Arbeitgeber. Bis heute gibt es kein Gesetz, das vorschreibt, wie Stellenanzeigen für Menschen des dritten Geschlechts ausgezeichnet werden müssen. Wichtig ist, dass kein Mensch aufgrund seines Geschlechts diskriminiert wird. Alle Menschen – egal welchen Geschlechts – sollen sich vom Text einer Stellenanzeige angesprochen fühlen.

Müssen Unternehmen jetzt handeln?

Fakt ist: Die Stellenanzeige mit der Kennzeichnung „m/w/d“ ist mittlerweile zur Norm geworden. Sie sind nicht verpflichtet, sich der Norm zu beugen, aber Sie müssen sich bewusst sein, dass Ihre Anzeige auffällt, wenn Sie die dritte Option nicht verwenden. Man könnte Ihnen unterstellen, dass Ihre Personalabteilung entweder sehr nachlässig arbeitet, weil sie keine aktuellen Geschehnisse beobachtet oder man hält sie sogar für hinterwäldlerisch und altmodisch. Am wahrscheinlichsten wird man Sie aber für wenig offen und tolerant halten. Damit verbauen Sie sich den Zugang zu einem Pool an Bewerber*Innen, die für Ihr Unternehmen spannend sein könnten. Ob Sie sich dies in Zeiten des Fachkräftemangels noch erlauben können, werden Sie selbst am besten beurteilen können.

Welche Alternativen gibt es zu m/w/d?

Kreativ ist die Auszeichnung „m/w/d“ nicht, aber sie scheint sich eingebürgert zu haben. Daneben existieren noch die gleichbedeutenden Varianten „m/w/x“ und „m/w/i“. Welche Variante für Ihre Stellenanzeige nun die bessere ist, darüber lässt sich streiten. Wichtig ist, dass Sie Ihr Ziel im Blick behalten: Sie wollen den oder die beste Bewerber*in für Ihre Stelle finden. Das Geschlecht sollte dabei keine Rolle spielen; ergo: Jeder Mensch muss sich von Ihrer Stellenbeschreibung angesprochen fühlen.

Das können Sie erreichen durch Benennungen wie:

• „Projektmanager (m/w/d)“
• „Projektmanager/in (w/m/d)“
• die Nutzung des Geschlechtersternchen „Projektmanager*in (m/w/d)“ oder
• die Nutzung des Unterstrichs „Projektmanager_in“

Übrigens: Das Gendersternchen und der Unterstrich wurden ursprünglich geschaffen, um alle Menschen, die sich zwischen den binären Geschlechtsidentitäten sehen, zu inkludieren, also inter- und transsexuelle ebenso wie Menschen, die sich keinem der beiden Geschlechter zugehörig fühlen (im Fachjargon „non-binary“).

Neutral, aber nicht gerade förderlich für die Auffindbarkeit in Stellenbörsen sind Benennungen wie

• „Projektmanagement-Profi gesucht“ oder
• „Wir suchen eine Leitung der Abteilung XYZ“.

Diese Wortwahl eignet sich eher für die Karriereseite auf der eigenen Website oder die Jobbörse in der Zeitung als für Ihr Inserat in Online-Portalen.

Für den größten Bewerber*Innenpool: Ist es mit einer alle Geschlechtsidentitäten umfassenden Schreibweise getan?

Sicher nicht. Wer sich von Ihrer Stellenanzeige angesprochen, wahrgenommen und gesehen fühlt, entscheidet auch die Bildsprache. Bedenken Sie dies bei Ihrer Bildauswahl und zeigen Sie vielfältige Menschen, wo es Ihnen möglich ist.

Ungeklärt bleibt, wie die Ansprache der betroffenen Bewerber*innen im weiteren Bewerbungsverlauf gelingen kann: Denn selbst wenn Sie in der Stellenanzeige alle drei Geschlechtsoptionen ansprechen, wie laden Sie eine Person dritten Geschlechts dann zum Vorstellungsgespräch ein? „Liebe Frau / Lieber Mann, Liebe*r Frau/Herr …“ ist fehl am Platz, wenn Sie konsequent sein wollen. Vorausgesetzt, Ihnen ist das Geschlecht bekannt. Bei intersexuellen Personen können wir weder vom Foto, noch vom Vornamen darauf schließen. Betroffene müssen uns explizit darauf hinweisen. Das kann z. B. durch ein Bewerbungsformular geschehen, indem diese Option abgefragt wird. Doch meist arbeiten nur Konzerne mit solchen Online-Bewerbungsformularen; im Mittelstand ist immer noch die Bewerbung per E-Mail gang und gäbe.

Um Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich deshalb, Ihre Bewerber direkt mit Vor- und Nachnamen ansprechen, z. B. „Hallo Sascha“, „Guten Tag, Sascha Förderich“. Wenn bei Ihnen das Du üblich ist, eignet sich ein „Liebe*r Sascha“.

Deutsche Sprache, schwere Sprache?

Zugegeben, die deutsche Sprache macht es uns nicht leicht. In unserem Wortschatz fehlt das passende Pronomen, wir können nur zwischen er und sie wählen, zwischen ihm und ihr. Möchten wir eine Anruferin zu einer intersexuellen Person in unserer Firma per Telefon durchstellen, ist unklar, was wir sagen können. „Ich verbinde Sie mal mit Frau oder Herr X“? – Klären Sie daher vorher im persönlichen Gespräch, welche Variante der betroffenen Person am liebsten ist. Sprechen Sie offen Ihre Berührungsängste an.

Juli Avemark, Diversity-Trainerin, Foto: privat

Die Diversity-Trainerin Juli Avemark ermutigt Unternehmen, sich auf den Weg zu einer inklusiven Sprache zu machen. Sie warnt jedoch vor unrealistischem Perfektionismus. „Es ist nur zu begrüßen, wenn Sie sich vorgenommen haben, Maßnahmen umzusetzen, die geschlechtsdiverse Menschen berücksichtigen. Aber es braucht auch Zeit, integrierend zu schreiben und zu sprechen, denn hier muss sich unser Gehirn umtrainieren.“

Wenn ein Unternehmen jedoch bewusst handelt, in der Schreibweise und wie es zum Vorstellungsgespräch einlädt, dann öffnet es mit kleinem Aufwand Türen. Türen für Menschen, die nicht exotischer sein wollen, sondern typischerweise mit einem jahrelangen Leidensdruck zu kämpfen haben, die Person zu sein, die sie wirklich sind.

Drittes Geschlecht in Stellenanzeigen: Modeerscheinung oder notwendiger Standard?

Kritiker*Innen könnten sich fragen: Warum die ganze Aufruhr? Wie viele Personen sind eigentlich von der neuen Regelung betroffen? Es heißt, Intersexuelle gebe es so viele wie Rothaarige. Hand aufs Herz: Auch Sie werden mindestens eine rothaarige Person kennen. Wenn es Ihnen logisch erscheint, die Lebensbedingungen und Chancen für diese Person zu erhöhen, sollten Sie auch die Notwendigkeit für intersexuelle Menschen erkennen.

Man versetze sich nur mal in die Lage der Betroffenen. Sie fragen sich häufig:

• Akzeptiert man mich, so wie ich bin?
• Können andere mit mir umgehen?
• Werde ich verstanden?

Für viele Menschen bedeuten eine inklusive Schreib- und Sprechweise bloß ein bisschen Umgewöhnung und Bequemlichkeitseinbuße. Für Betroffene geht es jedoch um viel mehr: Um Teilhabe und bessere Startchancen in der Berufswelt. Schließlich kann man davon ausgehen, dass jeder Mensch im Leben mal in eine Lage kommen kann, in der man sich ausgeschlossen fühlt und das Verständnis und Mitgefühl der anderen braucht. Es ist also nicht das Privatproblem der Einzelnen, sondern geht uns alle als Gesellschaft an, wie wir miteinander umgehen.

Sprache formt Realität: Aus Gedanken werden Worte, aus Worten folgen Taten

Es lässt sich nicht darüber streiten: Sprache hat Einfluss auf unsere Wirklichkeit. Was nicht benannt wird, existiert quasi nicht.

Kleines Beispiel gefällig? Stellen Sie sich vor, eine Gruppe Ärzte läuft die Straße herunter. Welches Bild entsteht in Ihrem Kopf? Bei diesem Gedankenexperiment sehen acht von zehn Personen vor ihrem inneren Auge eine Gruppe von männlichen Ärzten, Frauen kommen dabei nicht vor.

So ist es auch mit Intersexuellen, die bisher weder im Personalausweis, noch in der Stellenanzeige repräsentiert waren. Dass Unternehmen diese Menschen jetzt mit der Nennung des „d“ ansprechen, sorgt zumindest dafür, dass Menschen mit der dritten Option sichtbar gemacht und dadurch mehr wahrgenommen werden.

Ob dies ihre Benachteiligung und Diskriminierung am Arbeitsplatz beseitigt, entscheiden jedoch noch ganz andere Dinge: Die Unternehmenskultur und die Offenheit, sich auf Vielfalt einzulassen.

Sprache kann also ein wesentlicher Motor für mehr Geschlechtergerechtigkeit sein. Sie ist aber ganz sicher nicht der einzige. Juli Avemark läd deshalb zu Sensibilisierungstrainings für Unternehmen,. Darin coacht sie z. B. Unternehmen, wie diese mit einem transsexuellen Bewerber, dem Namensänderung und geschlechtsangleichende Operationen während der Ausbildung bevorstehen, umgehen können. Schließlich wollen alle Unternehmen wirtschaftlichen Erfolg. Daher gilt: „Um die beste Arbeitskraft von seinen Mitarbeiter*innen zu erhalten, müssen sie sich wohl fühlen. Dies geht nur, wenn sie sich von ihrem Arbeitgeber so angenommen fühlen, wie sie sind. Alles andere bedeutet einen hohen Energieaufwand, ist anstrengend, macht unglücklich und schlimmstenfalls krank.“, so die Beraterin. Erst wenn man sein kann, wer man ist, kann man sein volles Potenzial ausschöpfen.

Titelbildnachweis: Andrii Zastrozhnov / shutterstock.com

Autorin: Ute Klingelhöfer für holisticminds – schreibt Artikel für den Blog und macht komplexe Themen verständlich.

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Für eine Fokussierung und die notwendige Investition in die Candidate Experience spricht neben dem positiven Einfluss auf die Talentgewinnung die Schärfung der Unternehmenskultur und des Employer Branding. Das Unternehmensimage wird nachweisbar von den Kontakterfahrungen während des Kandidatenprozesses beeinflusst. Somit ist es eine strategische Unternehmensentscheidung die Candidate Experience fortwährend zu hinterfragen und zu optimieren

In diesem Blogbeitrag lesen Sie mehr über die

• Erwartungshaltung der Bewerber an den Rekrutierungsprozess,
• Konsequenzen negativer Bewerbungserfahrungen und die
• positiven Faktoren auf die Candidate Experience.

Erwartungshaltung der Bewerber an den Rekrutierungsprozess

Die Bedürfnisse wechselwilliger Kandidaten hat softgarden  in einer Studie mit ca. 6.500 Teilnehmern untersucht. Dabei wurden Antworten zu bevorzugten Bewerbungsverfahren, zur akzeptierten Dauer der Dateneingabe, Reaktionszeit der Arbeitgeber und Gründe für Abbrüche im Bewerbungsverfahren durch die Kandidat*innen erhoben.

Welches Bewerbungsverfahren wird bevorzugt?

Die Candidate Experience ist für den Bewerbungsprozess ein bestimmendes Thema. Favorisiert werden Bewerbungen per E-Mail am stationären Rechner / Laptop (48,9%) wie auch die Bewerbung über Online-Formulare am stationären Rechner / Laptop (43,4 %). Dabei scheint es Geschmacksache zu sein, ob eine Bewerbung über den E-Mail-Versand oder über das Online-Formular erfolgt. Generell kann man festhalten, dass Unternehmen, die beide Alternativen anbieten auf der sicheren Seite sind. Online-Formulare sollten sich jedoch ausschließlich auf die Erhebung positionsrelevanter Daten beschränken und/oder einen Import der Daten von Social-Media-Portalen wie XING, LinkedIn oder eines Lebenslaufs ermöglichen.

Wie viel Zeit darf die Dateneingabe bei der Bewerbung in Anspruch nehmen?

Potentielle Kandidaten sind von nutzerfreundlichen Onlineservices verwöhnt und erwarten auch bei der eigenen Bewerbung über ein Onlineportal einen zügigen Prozess. Bei der Dauer der Dateneingabe empfinden 45,1% der Befragten weniger als 10 Minuten als angebracht, 32,2% sind bereit 10-20 Minuten zu investieren. Auch hier wirkt sich die Begrenzung der Formularfelder auf das Relevanteste und der Datenimport von Social-Media-Portalen wie XING, LinkedIn oder eines Lebenslaufs positiv aus.

Wie schnell sollten Arbeitgeber antworten?

Auf die Frage wie viel Zeit längstens zwischen der schriftlichen Bewerbung und der Einladung zum Vorstellungsgespräch liegen sollte, antworteten die Befragten der Studie wie folgt:

• 14,6 % der Befragten empfinden weniger als eine Woche als angebracht
• Für 56,7 % sind zwei Wochen Wartezeit noch im Rahmen der Erwartung
• 27,2% sind bereit auch bis zu 3 Wochen auf eine Einladung zu warten

Die logische Ableitung davon: je attraktiver das Talent, desto zügiger muss gehandelt werden. Bei gefragten Kandidaten gibt es oft nur ein kurzes Zeitfenster von wenigen Tagen für das Feedback.

Wieso bricht ein Kandidat seinerseits den Bewerbungsprozess ab?

Bei obiger Befragung gab über die Hälfte der Arbeitssuchenden an, in der Vergangenheit bereits einen Bewerbungsprozess abgebrochen zu haben, obwohl sie an der ausgeschriebenen Vakanz interessiert waren.

Die Top 3 Gründe dafür waren:

• Für mehr als 55 % war der Bewerbungsprozess zu umständlich
• Die Reaktion des Arbeitgebers auf die Bewerbung empfanden 42,5 % als deutlich zu langsam
• 41,9 % der Befragten waren wenig von dem unsympathischen Auftreten der jeweiligen Ansprechpartner des Unternehmens begeistert

Konsequenzen negativer Bewerbungserfahrungen

Möglicherweise springt der Kandidat bei einer schlechten Erfahrung im Bewerbungsprozess ab. Jedoch bleibt es dabei oft nicht, denn die erlebte Enttäuschung hat umfangreiche Auswirkungen:

Schlechte Bewertungen auf Portalen wie kununu, glassdoor aber auch Google beeinträchtigen das Arbeitgeberimage. Laut einer Studie von softgarden nutzen bereits 45,7% der Arbeitssuchenden die Onlinebewertungsportale, um sich über mögliche Arbeitgeber zu informieren. Knapp 53 % der Kandidaten haben sich bereits gegen eine Bewerbung entschieden, weil der Arbeitgeber auf einer Plattform schlecht abgeschnitten hat.

Laut der Candidate Journey Studie von Careerbuilder würden ca. 53 % der Kandidaten nicht mehr bei dem Unternehmen einkaufen, wenn sie

• keine Rückmeldung auf ihre Bewerbung bekommen
• ein Negativerlebnis im Bewerbungsgespräch hatten
• nach dem Bewerbungsgespräch keine weitere Rückmeldung vom Unternehmen erhalten

Ein oft genanntes Beispiel des britischen Unternehmens Virgin Media verdeutlicht dies: Abgelehnte Kandidaten wurden nach Ihren Erlebnissen und dessen Konsequenzen befragt. Häufig bemängelten die Befragten, dass sie nicht wertschätzend behandelt wurden oder keine Rückmeldung vom Unternehmen erhalten haben. Oftmals kündigten die Bewerber an, ihren bestehenden Vertrag wegen der gemachten Erfahrung bei Virgin Media zu kündigen. Bei internen Recherchen stellte sich dabei heraus, dass 18 % der abgelehnten Bewerber auch bezahlende Kunden waren. Weitere Recherchen in der Folge ergaben, dass tatsächlich 6 % der Kandidaten nach einer Negativerfahrung im Bewerbungsprozess ihren Vertrag auflösten. Hieraus resultierend bewirkten die ca. 123.000 abgelehnten Kandidaten pro Jahr 5,4 Mio. EUR Verlust – nur durch die schlechte Candidate Experience bedingt.

Checkliste für eine erfolgreiche Candidate Experience

Erwartungsmanagement und Dialog

• Transparenz erzeugen: Ist ein lückenloser Dialog über den gesamten Prozess gewährleistet?
• Erwartungshaltung managen: Erläutern Sie bei jedem Kontakt die weiteren Schritte?
• Gesprächsführung prüfen: Wird im Interview ein schlüssiges Bild von Ihnen vermittelt?
• Timing: Sind die Antwortzeiten gegenüber dem Bewerber kurz?
• Achten Sie darauf, dass Ihre Absagen wertschätzend sind und begründen Sie diese?

Wertschätzung

• Werden die Kandidaten von Ihnen wertschätzend behandelt?
• Hören Sie den Bewerbern genau zu und führen den Dialog auf Augenhöhe?
• Wird für eine angenehme Atmosphäre bei den Gesprächen gesorgt?
• Wertschätzen Sie die vom Kandidaten in den Prozess investierte Zeit?

Evaluierung und Verbesserung aus Bewerbersicht

• Werden potentielle Kandidaten erfolgreich von Ihrer Karriere-Seite / Homepage abgeholt? Wird die Seite dabei der Relevanz als häufiger Einstiegs- und Kontaktpunkt gerecht?
• Wurde der Bewerbungsprozess aus der Perspektive der Bewerber durchlaufen? Haben Sie dabei Schwachstellen identifiziert und behoben?
• Ist der Bewerbungsprozess intuitiv?
• Überprüfen Sie den Bewerbungsprozess regelmäßig anhand des Feedbacks der Bewerber?
• Bieten Sie neben der schriftlichen Bewerbung die Alternativen per E-Mail und Online-Formular an?
• Haben Sie die Bewerbungsmöglichkeiten auf die mobile Nutzung optimiert?
• Wird auf den Log-In als Voraussetzung für eine Bewerbung verzichtet?
• Werden in den Formularen lediglich positionsrelevante Daten abgefragt?

Prozessentwicklung

• Haben Sie die Bewerbungsprozesse standardisiert?
• Würde ein höherer Grad an Digitalisierung die Prozesse verbessern, oder beschleunigen?
• Werden die oben aufgeführten Punkte von Ihren Mitarbeitern / Recruitern, als wichtigster Kontaktpunkt, gelebt?
• Wäre die Abstimmung mit den Entscheidern der Fachbereiche zu optimieren?

Talent Relationship Management

• Werden die abgelehnten Bewerber (unter Berücksichtigung der rechtlichen Voraussetzungen) in einen Talent-Pool aufgenommen?
• Sorgt dieser Pool für eine fortwährende Beziehung, indem er regelmäßig und mit Mehrwert an den Kandidaten tritt?
• Ziehen Sie bei besonders qualifizierten Talenten in Betracht, diese anderweitig in Ihrem Unternehmen zu platzieren, oder eine Position für diese zu schaffen?

Gerne steht Ihnen die Personalberatung holisticminds bei Fragen zur Optimierung Ihres Bewerbungsprozesses zur Verfügung. Natürlich unterstützen wir Sie auch in der Personalsuche von Fach- und Führungskräften, im Bewerbermanagement, sowie bei der Kandidatenauswahl.

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